Là một người quản lý dự án, chúng ta cần quản lý tốt thời gian của mình, phân bổ hợp lý và hoàn thành công việc hiệu quả hơn, để có thể vắt kiệt thời gian để làm những việc khác. Tôi muốn chia sẻ đến các bạn phương pháp 5 bước để quản lý thời gian để tránh lãng phí thời gian.

Chúng ta cần hiểu bản chất của quản lý thời gian: sử dụng hiệu quả + quản lý năng lượng cá nhân + phù hợp hơn với mong muốn của chúng ta.

Bạn có thể học hỏi từ 12 tình huống trên và kiểm tra ngắn gọn khả năng quản lý thời gian của mình.

5 bước quản lý thời gian:

Làm rõ mục tiêu, phân tích chiến lược, xây dựng kế hoạch, thực hiện chúng, xem xét và tóm tắt.

Tầm quan trọng của mục tiêu rõ ràng là hiển nhiên, và với định hướng và mục tiêu rõ ràng, có hướng dẫn làm việc rõ ràng.Đối với việc tự quản lý, mục tiêu rõ ràng đóng vai trò quyết định. Bản thân mục tiêu phải phù hợp với quy luật SMART, đồng thời, khi mục tiêu rõ ràng, mục tiêu có thể bị phá vỡ.

Nhưng trong thời đại VUCA, mọi thứ thay đổi quá nhanh, vì vậy việc đặt mục tiêu theo nhu cầu của bản thân là điều quan trọng.

Với mục tiêu trong đầu, bước thứ hai yêu cầu phân tích chiến lược. Việc xác định bước này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc quản lý thời gian và phân bổ năng lượng của cá nhân.

Drucker, một bậc thầy về quản lý hiện đại, nhấn mạnh trong cuốn sách "Nhà quản lý hiệu quả" của mình rằng chúng ta nên tập trung vào những điều quan trọng, tức là những điều ưu tiên. Nhà thơ người Đức Goethe cũng nói: những điều quan trọng không được cản trở bởi những điều nhỏ nhặt của đậu xanh mè.

Năng lượng và thời gian của một cá nhân có hạn, và khi các mục tiêu và chiến lược được xác định, chúng cần được hoàn thành một cách có kế hoạch. Nền tảng của thành công là chuyển mục tiêu thành kế hoạch. Trong quá trình này, bạn cần chia nhỏ mục tiêu trước, và quá trình phân hủy thực sự là một phần của kế hoạch.

Việc đạt được mục tiêu cần được quản lý bởi kế hoạch. Khi bạn có kế hoạch ban đầu này, các mục tiêu nhỏ cho từng giai đoạn rõ ràng và có thời gian tương ứng.

Bước 4 của quản lý thời gian là thực hiện. Nếu bạn suy nghĩ quá nhiều, bạn cũng có thể hành động. Không có hành động, mọi thứ đều là lời nói suông.

Nhưng khi nói đến việc thực hiện, rất dễ gặp phải một số thách thức phổ biến: trì hoãn, ngắt lời, học cách nói không và giao tiếp hiệu quả.

(1) Trong quản lý bản thân, một trong những thách thức lớn nhất là trì hoãn, và hành động là một trong những cách để vượt qua sự trì hoãn hiệu quả. Chia nhỏ các mục tiêu, chia nhỏ các mục tiêu lớn thành những mục tiêu nhỏ, cũng có thể là một cách hiệu quả để vượt qua sự trì hoãn. Tôi khuyên bạn nên xem cuốn sách "Không bào chữa" của Học viện Quân sự Hoa Kỳ tại West Point.

(2) Ngoài sự trì hoãn, trong quá trình hành động, thường có nhiều gián đoạn khác nhau và người quản lý dự án nên giỏi xử lý các gián đoạn khác nhau, chẳng hạn như sự gián đoạn từ cấp trên và đồng nghiệp. Khi đối phó với các gián đoạn khác nhau, điều đầu tiên bạn phải thừa nhận là không thể tránh khỏi sự gián đoạn và bạn chỉ có thể đối phó với chúng một cách tích cực, điều này đòi hỏi nhận thức tâm lý. Chúng ta có thường nghe một số người nói rằng buổi tối hoặc cuối tuần là hiệu quả nhất vì không có sự gián đoạn.Vậy làm thế nào bạn có thể đối phó tốt hơn với những gián đoạn này?

1) Lấy một khoảng thời gian nhất định làm ví dụ, trước tiên ghi lại sự gián đoạn trong thời gian này, sau đó phân biệt các loại gián đoạn, đó là từ cấp trên, đâu là từ đồng nghiệp, đâu là từ cấp dưới và đâu là từ những người khác.

2) Đối với các gián đoạn khác nhau, cách xử lý chúng là khác nhau. Điều trị sự gián đoạn từ cấp trên: Thường có thể đợi trong khi làm việc và phân biệt những gián đoạn thuộc góc phần tư nào; Xử lý sự gián đoạn của cấp độ: xác định rõ quyền và trách nhiệm, và chuẩn hóa quy trình; Đối phó với sự gián đoạn từ cấp dưới: phản ứng nhanh chóng và thống nhất về tần suất liên lạc; Đối với những gián đoạn từ thế giới bên ngoài, chẳng hạn như cuộc gọi bên ngoài, tin nhắn văn bản, v.v., bạn có thể điều chỉnh âm lượng cuộc gọi và tin nhắn văn bản để tránh bị gián đoạn (lấy cuộc gọi điện thoại làm ví dụ, nếu đó là vấn đề khẩn cấp, thường sẽ có cuộc gọi thứ hai)

(3) Có một tình huống khác, ở nơi làm việc, chúng ta thường không biết làm thế nào để từ chối. Ví dụ, khi một đồng nghiệp yêu cầu bạn làm điều gì đó, bạn không từ chối, bạn tự làm mọi thứ và bạn là một người tốt ở nơi làm việc. Nhưng loại tình huống không biết cách từ chối này là khi nó tiêu tốn rất nhiều thời gian của bạn. Do đó, bạn cần biết cách nói không. Làm thế nào để nói không? Làm rõ trách nhiệm và mục tiêu chính. Nó phụ thuộc vào việc liệu một số thứ có thuộc thẩm quyền và trách nhiệm của riêng bạn hay không, và liệu chúng có phù hợp với các mục tiêu chính hay không.

(4) Giao tiếp hiệu quả. Học cách cải thiện phương pháp giao tiếp và thiết lập các mô hình và hệ thống giao tiếp của riêng bạn. Đồng thời, học cách hiểu một số đặc điểm hành vi của mọi người tại nơi làm việc, và được nhắm mục tiêuđấtGiao tiếp, không bao giờ là một cách để đối phó với tất cả mọi người.

Trong quá trình quản lý thời gian và tự quản lý, chúng ta cần liên tục rà soát, tổng kết, không ngừng tối ưu hóa và cải tiến các cách thức và phương tiện quản lý thời gian và tự quản lý.