プロジェクトマネージャーとして、時間をうまく管理し、合理的に割り当て、より効率的に作業を完了して、他のことをする時間を絞り出すことができるようにする必要があります。 時間を無駄にしないための時間管理の5ステップの方法を共有したいと思います。

私たちは時間管理の本質を理解する必要があります:効果的な使用+個人のエネルギー管理+私たちの欲求に沿ったもの。

上記の12つの状況から学び、時間管理を簡単にテストできます。

時間管理のための5ステップ:

目標の明確化、戦略分析、計画の策定、実行、レビューと総括を行います。

明確な目標の重要性は自明であり、明確な方向性と目標があれば、明確な仕事のガイドラインがあります。自己管理のためには、明確な目標が決定的な役割を果たします。 目標自体がSMARTの法則に準拠している必要があり、同時に、目標が明確になると、目標を分解することができます。

しかし、VUCAの時代では、すべてが急速に変化するため、自分のニーズに応じて目標を設定することが重要です。

目標を念頭に置いて、2番目のステップでは戦略を分析する必要があります。 このステップの決定は、個人の時間管理とエネルギー配分に直接影響します。

近代経営学の達人であるドラッカーは、著書「Effective Managers」の中で、重要なこと、つまり優先的なことに集中すべきだと強調しました。 ドイツの詩人ゲーテも、「大切なことは、ゴマ緑豆の小さなものによって妨げられてはならない」と言いました。

個人のエネルギーと時間は限られており、目標と戦略が決まったら、計画的に完了する必要があります。 成功の基盤は、目標を計画に変換することです。 このプロセスでは、最初に目標を分解する必要があり、分解のプロセスは実際には計画の一部です。

目標の達成は、プランによって管理される必要があります。 この初期計画があれば、各ステージの小さな目標が明確になり、対応する時間があります。

時間管理のステップ4は実行です。 考えすぎると、行動した方がいいかもしれません。 行動を起こさなければ、すべてが空虚な話になります。

しかし、実装に関しては、先延ばしにする、中断する、ノーと言うことを学ぶ、効果的なコミュニケーションなど、いくつかの一般的な課題に遭遇するのは簡単です。

(1) 自己管理において、最大の課題の一つは先延ばしであり、行動を起こすことは先延ばしを効果的に克服する方法の一つです。 目標を分割し、大きな目標を小さな目標に分割することも、先延ばしを克服する効果的な方法です。 ウェストポイントの米国陸軍士官学校による「No Excuses」という本を読むことをお勧めします。

(2) 先延ばしだけでなく、行動の過程で様々な割り込みが発生することが多く、プロジェクトマネージャーは上司や同僚からの割り込みなど、さまざまな割り込みへの対応が得意であるべきだ。 さまざまな中断に対処するとき、最初に認めなければならないことは、中断を避けることは不可能であり、積極的に対処することしかできず、心理的な認識が必要であるということです。 中断がないため、夕方や週末が最も生産的であると言う人がよく耳にしますか。では、これらの中断にどのように対処すればよいのでしょうか。

1)一定期間を例にとり、最初にこの期間中の中断を記録し、次に、上司からの割り込み、同僚からの割り込み、部下からの割り込み、および他の人からの割り込みの種類を区別します。

2)中断が異なれば、それらに対処する方法も異なります。 上司からの割り込みを処理する: 通常、作業中に待機し、中断がどの象限に属しているかを区別することができます。 レベルの中断を扱います:権利と責任を明確に定義し、プロセスを標準化します。 部下からの中断への対処:迅速に対応し、コミュニケーションの頻度に同意します。 外部からの通話やテキストメッセージなど、外部からの割り込みについては、通話やテキストメッセージの音量を調整して中断を回避できます(電話を例にとると、緊急の問題の場合は通常2回目の通話があります)

(3)もう一つ、職場では、断る方法がわからないことが多い。 例えば、同僚から何かを頼まれても断らず、何でも自分でやる、職場では良い人です。 しかし、拒否する方法がわからないこの種の状況は、多くの時間を消費する場合です。 したがって、あなたはノーと言う方法を知る必要があります。 ノーと言う方法は? 責任と主要な目的を明確にします。 それは、いくつかのことがあなた自身の権限と責任の下にあるかどうか、そしてそれらが主要な目標に沿っているかどうかによります。

(4)効率的なコミュニケーション。 コミュニケーション方法を改善し、独自のコミュニケーションモデルとシステムを確立する方法を学びます。 同時に、職場の人々の行動特性を理解し、標的にされることを学びます地球コミュニケーション、決して一人で全員に対応する方法はありません。

時間管理と自己管理の過程で、時間管理と自己管理の方法と手段を常に見直して要約し、常に最適化し改善する必要があります。