คุณมักจะรู้สึกว่าเวลาไม่หมดหรือไม่? ตอนท้ายของวันฉันไม่ได้ทําอะไรเลย แต่ฉันเหนื่อยเกินกว่าจะทํา และยังมีอีกหลายสิ่งที่ต้องทํา? นั่นเป็นผลมาจากการจัดการตารางเวลาของคุณไม่ดี การจัดการตารางเวลาอาจฟังดูเป็นทางการและน่าเบื่อมาก แต่ในความเป็นจริงมันเกี่ยวข้องกับชีวิตประจําวันของเราอย่างใกล้ชิดและหากทําได้ดีก็สามารถปรับปรุงชีวิตและประสิทธิภาพการทํางานของคุณได้มากกว่าหนึ่งระดับ
การจัดการตารางเวลาให้ดีจะทําให้คุณมีความคิดที่ชัดเจนว่าต้องทําอะไรและเมื่อไหร่ควรทําในแต่ละวัน ตัวอย่างเช่น การจัดเรียงงานที่คล้ายคลึงกันเข้าด้วยกัน เช่น การตอบกลับอีเมลและการโทรออก สามารถจัดการได้ในระยะเวลาเดียวเพื่อลดต้นทุนเวลาในการสลับงาน ยิ่งไปกว่านั้นตามความสําคัญและความเร่งด่วนของงานให้ทําสิ่งที่สําคัญและเร่งด่วนก่อนและประสิทธิภาพจะเพิ่มขึ้นตามธรรมชาติ
หากจัดตารางเวลาไว้อย่างชัดเจน คุณจะมีก้นในใจ และไม่ต้องกังวลว่าจะพลาดสิ่งสําคัญไป เพื่อให้ความกดดันน้อยลงตามธรรมชาติ หากตารางเวลายุ่งเหยิง งานก็กองซ้อนกัน และคุณจะวิตกกังวลเมื่อมองดู และจะส่งผลเสียต่อร่างกายและจิตใจของคุณเป็นเวลานาน
อย่าคิดว่าการจัดการตารางเวลามีไว้เพื่อทํางานเท่านั้น หากคุณจัดเวลาให้ดี คุณสามารถมีเวลาว่างเพื่อใช้เวลากับครอบครัวและเพื่อนฝูง พัฒนาความสนใจและงานอดิเรกของคุณเอง และคุณภาพชีวิตของคุณจะดีขึ้นมากในทันที ตัวอย่างเช่น หากคุณวางแผนกิจกรรมวันหยุดสุดสัปดาห์ล่วงหน้า ออกไปเที่ยวกับครอบครัว หรือไปดูหนังกับเพื่อน ๆ ชีวิตของคุณจะมีสีสันมากขึ้น
ปัจจุบันมีแอพปฏิทินบนโทรศัพท์มือถือและคอมพิวเตอร์ เช่น Google ปฏิทินและ Apple ปฏิทิน ซึ่งใช้งานง่ายมาก คุณสามารถเพิ่มวันที่ การประชุม และกิจกรรมที่สําคัญ และตั้งค่าการเตือนเพื่อแจ้งให้คุณทราบเมื่อถึงเวลา เพื่อให้คุณไม่พลาดสิ่งสําคัญ และแอปปฏิทินเหล่านี้ยังสามารถซิงค์กับอุปกรณ์หลายเครื่อง คุณจึงสามารถตรวจสอบกําหนดการได้ทุกที่ทุกเวลา ไม่ว่าคุณจะใช้โทรศัพท์หรือคอมพิวเตอร์
เครื่องมือการจัดการงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น เนื่องจากสามารถช่วยคุณแบ่งงานออกเป็นขั้นตอนเฉพาะ กําหนดลําดับความสําคัญ กําหนดเวลา และอัปเดตสถานะงานแบบเรียลไทม์ ตัวอย่างเช่น เครื่องมือ Chestnut-Billboard เป็นเครื่องมือที่แสดงงานในรูปแบบของป้ายโฆษณา ซึ่งใช้งานง่ายเป็นพิเศษ คุณสามารถสร้างป้ายโฆษณาต่างๆ เช่น "งานวันนี้", "งานสัปดาห์นี้", "งานโครงการ" เป็นต้น เพื่อจัดระเบียบงานออกเป็นหมวดหมู่ เพื่อให้การจัดการกําหนดการมีระเบียบมากขึ้น
นอกจากเครื่องมือเหล่านี้แล้ว ยังมีเคล็ดลับการบริหารเวลาที่สามารถช่วยคุณได้ ตัวอย่างเช่น เทคนิค Pomodoro คือการแบ่งเวลาทํางานออกเป็น "ชั่วโมง Pomodoro" 5 นาที โดยมีช่วงพัก 0 นาทีสําหรับแต่ละเวลา Pomodoro วิธีนี้จะทําให้คุณมีสมาธิและคุณจะมีประสิทธิผลมากขึ้น นอกจากนี้ยังมีกฎสี่ควอแดรนต์ซึ่งแบ่งงานออกเป็นสี่ส่วนตามความสําคัญและความเร่งด่วนก่อนอื่นทําสิ่งที่สําคัญและเร่งด่วนจากนั้นจึงทําสิ่งที่สําคัญและไม่เร่งด่วนสําหรับงานเร่งด่วนและไม่สําคัญหรือไม่สําคัญและไม่เร่งด่วนคุณสามารถนํากลับมาหรือไม่ทําโดยตรงเพื่อให้ใช้เวลากับใบมีด
ก่อนที่คุณจะทําการจัดการตารางเวลา คุณต้องหาว่าเป้าหมายของคุณคืออะไร ในที่ทํางาน คุณต้องการทําโครงการให้เสร็จหรือพัฒนาทักษะหรือไม่? ในชีวิต คุณต้องการใช้เวลากับครอบครัวมากขึ้น หรือต้องการเรียนรู้งานอดิเรกใหม่? เมื่อคุณตั้งเป้าหมายและแบ่งออกเป็นงานเฉพาะแล้ว คุณจะมีทิศทางในการจัดการตารางเวลา
เมื่อคํานึงถึงเป้าหมายและงานแล้ว ก็ถึงเวลาสร้างตารางเวลา สามารถกําหนดเป็นรายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือน และสามารถจัดเวลาได้อย่างสมเหตุสมผลตามความสําคัญและความเร่งด่วนของงาน ใช้แอปปฏิทินหรือเครื่องมือการจัดการงานเพื่อเพิ่มงานไปยังวันที่และเวลาที่เหมาะสม และตั้งค่าการเตือนความจําเพื่อให้คุณรู้ว่าต้องทําอะไรในแต่ละวันได้อย่างรวดเร็ว
เมื่อแผนพร้อมแล้วจะต้องดําเนินการอย่างมีสติ อย่างไรก็ตาม แผนการไม่สามารถตามทันการเปลี่ยนแปลงได้ และบางครั้งคุณอาจพบสถานการณ์ที่ไม่คาดคิด เช่น การประชุมด่วนกะทันหัน หรืองานที่ใหญ่กว่าที่คาดไว้ ดังนั้นคุณจึงต้องปรับตารางเวลาให้ทันเวลา จัดลําดับความสําคัญและเวลาของงานใหม่ตามสถานการณ์จริงเพื่อให้แน่ใจว่ากําหนดการมีความสมเหตุสมผล
สิ่งสําคัญคือต้องเก็บสต็อกและไตร่ตรองเกี่ยวกับการจัดการตารางเวลาของคุณอย่างสม่ําเสมอ ใช้เวลาสักครู่ในแต่ละสัปดาห์หรือเดือนเพื่อทบทวนงานที่คุณทําสําเร็จ และดูว่าใช้เวลาไปที่ไหน ทําอะไรได้ดี และอะไรที่สามารถปรับปรุงได้ จากนั้นตามประสบการณ์ที่สรุปให้ปรับวิธีการจัดการกําหนดการของคุณเพื่อให้ผลของการจัดการกําหนดการดีขึ้นเรื่อย ๆ
เมื่อจัดตารางเวลา คุณต้องมาตามสถานการณ์จริงของคุณ และคุณไม่สามารถกรอกตารางเวลาได้อย่างสุ่มสี่สุ่มสี่สุ่มห้า จําเป็นต้องคํานึงถึงปัจจัยต่างๆ เช่น ความยากของงาน เวลาที่ต้องการ ฯลฯ และเว้นที่ว่างให้เพียงพอเพื่อหลีกเลี่ยงการจัดตารางเวลามากเกินไปหรือจัดตารางเวลาน้อยเกินไป
การจัดการกําหนดการไม่คงที่ และจําเป็นต้องรักษาความยืดหยุ่นไว้ เมื่อพบสถานการณ์ที่ไม่คาดคิดหรือการเปลี่ยนแปลงแผนสามารถปรับเปลี่ยนได้ทันเวลาเพื่อให้แน่ใจว่ามีความเป็นไปได้ของตารางเวลา
การจัดการตารางเวลาไม่ใช่สิ่งที่สามารถทําได้ในชั่วข้ามคืน และต้องใช้ความพากเพียรในระยะยาวและนิสัยการบริหารเวลาที่ดี ตัวอย่างเช่น การปฏิบัติตามกําหนดเวลา การปฏิบัติตามตารางเวลา และการทบทวนและไตร่ตรองอย่างสม่ําเสมอสามารถทําให้การจัดการตารางเวลาง่ายขึ้นมากเมื่อนิสัยเหล่านี้ก่อตัวขึ้น
การจัดการตารางเวลาไม่ใช่เรื่องเล็กน้อย แต่มันเกี่ยวข้องกับทุกแง่มุมของชีวิตของเรา ด้วยการจัดการตารางเวลาที่เหมาะสมเราสามารถเพิ่มประสิทธิภาพลดความเครียดและปรับปรุงคุณภาพชีวิต ใช้ประโยชน์จากแอพปฏิทินเครื่องมือการจัดการงานและทักษะการบริหารเวลาจากนั้นทําตามขั้นตอนของเป้าหมายที่ชัดเจนวางแผนดําเนินการปรับเปลี่ยนและสรุปและไตร่ตรองให้ความสนใจกับการจัดเวลาที่เหมาะสมรักษาความยืดหยุ่นและปลูกฝังนิสัยที่ดีฉันเชื่อว่าทุกคนสามารถควบคุมเวลาและกลายเป็นเจ้าแห่งชีวิตได้