本文深入探討了如何設計一套高效、準確的薪資計算系統，涵蓋從基本工資的設定到複雜的稅務處理等各個方面。通過詳盡的分析與實用的建議，幫助讀者理解薪資計算的複雜性及其背後的邏輯，旨在為 HR 專業人士和軟體開發者提供有價值的參考。
作為一名打工人，每月工資到賬就最開心的時候。那麼我們每月的工資是怎麼算出來的，稅前、稅後工資是什麼意思，社保公積金、個稅這些要扣多少？要設計一套計算工資的系統，又需要做哪些功能？
本文描述一下搭建 OA 系統中的薪資計算模組，需要做哪些事情，以及關於薪資計算的一些關鍵問題。
薪資計算是 OA 系統的核心功能，也基本上是最複雜的一塊功能，雖然今天市面上到處都是 OA 系統，但要實現一套完整的薪資計算，依舊不是一件容易的事情。
一、薪資是怎麼算出來的
首先從 HR 視角，來看每個人的薪資是怎麼算出來的。
1. 工資包含哪幾項
比如有個打工人叫小帥，每個月工資兩萬塊錢，他的工資的具體構成，會有這麼幾項：
基本工資，通常是合同上寫的薪資，“每個月兩萬塊錢”指的就是基本工資；
出勤工資，結合實際出勤天數、請假天數、遲到早退，算出來的出勤工資。比如小帥這個月請事假一天，基本工資兩萬塊錢，出勤工資可能就是一萬九；
補貼扣款，即我們常見的餐補、出差補貼等；
社保和公積金，即我們常說的五險一金，需要扣在工資里的部分；
稅前工資，以上該加的相加，該扣的扣除，就是稅前工資；
個人所得稅，工資中應繳的稅；
稅後工資，交稅後，實際我們銀行卡入帳的錢。
2. 工資值如何計算
以上每個專案的值需要如何計算：
1）基本工資
通常基本工資就是合同上寫的工資。有些公司會設置一個績效工資，績效拿滿了才把這部分工資發給員工，也屬於基本工資這一類。還有的公司有個崗位補貼，可能也會寫到合同中。
我們得出第一個公式：
基本工資合計 = 基本工資 + 績效工資 + 崗位補貼
2）出勤工資
出勤工資會按照員工當月實際計薪天數進行計算。
一般有兩種規則：一種是以當月應出勤天數作為分母；另一種是將固定值 21.75 作為分母，21.75 代表一年中平均每月的應出勤天數。具體用哪種就看公司制度了，本文我們按第一種為案例。
應出勤天數，為當月工作日的天數加法定公休日的天數。我國的法定公休日分為屬於公休日的天數、和週末調休的天數，比如國慶 7 天，是 3 天的法定公休日和 4 天的週末，這 3 天的法定公休日是帶薪的，需要加到出勤天數中，而 4 天的週末是不帶薪的。
由此我們得出第二個公式：
出勤工資 = 基本工資 × ( 實際計薪天數 / 本月應出勤天數 )
應出勤天數 = 工作日天數 + 法定公休日帶薪天數
3）各項假勤的扣款
請假考勤相關的扣款，類型會相對多一些：
實際計薪天數：按照打卡天數，加上帶薪假的天數。如有當月入離職，只統計實際在職的天數即可。
考勤扣款：通常公司會有遲到、早退、缺勤的扣款規則，比如遲到一小時扣 50 塊錢，計入考勤扣款中，或者算作缺勤，扣到計薪天數中；
當月試用期轉正：試用期有試用期的基本工資，如果當月剛好轉正，需要將出勤天數拆開來，分為試用期和轉正後的天數，然後分別計算試用期和轉正後的出勤工資，再相加。
這一塊深入下去，計算規則比較複雜，幾個關鍵問題見第三節；
由此我們得出第三個公式：
實際計薪天數 = 打卡天數 + 帶薪假天數 + 法定公休日天數 - 遲到早退計缺勤的天數
並且完善第二個公式：
出勤工資 = 試用期基本工資 × ( 試用期實際出勤天數 / 本月應出勤天數 ) + 轉正後基本工資 × ( 轉正後實際出勤天數 / 本月應出勤天數 ) - 考勤扣款
4）社保公積金
社保分為公司繳納部分和員工繳納部分，公司繳納部分不會包含在薪資里，公司直接繳納；員工繳納部分，會直接在員工的薪資中扣除。社保會在前一個月月底繳納，第二個月算前一個月薪資時扣除。
我們所說的五險，包括醫保、養老、失業、工傷和生育這 5 項，前三項是公司和個人都需要繳的，后兩項是只需要公司繳的。另外其他險種，比如大病。具體規則各個地方可能會有所不同。
公積金和社保一樣，分為公司部分和個人部分，個人部分在員工的薪資中扣除。
社保公積金要繳納的金額，標準的方案是以每個員工過去 12 個月平均收入作為基數，乘公司比例和個人比例。而有些公司會統一按一個特定的基數繳納，比如最低工資作為基數。這一塊具體規則本文就不展開了。
由此我們可以得出稅前工資的公式：
稅前工資 = 出勤工資 - 社保個人部分 - 公積金個人部分；
社保個人部分 = 醫保個人部分 + 養老個人部分 + 失業個人部分
5）補貼扣款 / 個稅
所有補貼和扣款項，要按兩個維度進行分類：
一是是否計稅。比如我們常見的餐補、出差補貼、加班補貼，都是要計稅的；有些是不用計稅的，比如小帥想讓公司給他多交一些公積金，錢從自己的工資里扣，這筆錢可以通過扣款的形式來計，這就屬於不用計稅的；
二是是否已經發放。比如出差補貼，有些公司不一定在薪資里發放，可能月中就已經發放了，但這筆錢需要放到薪資里計稅。這裡要引申出一個報稅工資的概念，就是要用來算稅的錢是多少，他和稅前工資的差別就在這一項。
以上要算稅的項目統計出來，並算完個稅，就完成了算薪的最後一步。
個稅的值，一般是上稅務局網站算出結果后再導下來。因為個稅計算規則較複雜，且數據源多，會有專項附加扣除等數據，因此不一定要在 OA 系統中計算。
最後我們得出三個公式：
稅前工資 = 出勤工資 - 社保個人部分 - 公積金個人部分 + 未發放要計稅的補貼 - 未發放要計稅的扣款
報稅工資 = 稅前工資 + 已發放要計稅的補貼
稅後工資 = 稅前工資 - 個人所得稅 + 不計稅的補貼 - 不計稅的扣款
下圖提供了一個具體案例，來說明整個工資計算的規則：
3. 算工資的業務流程
hr 每個月計算工資的工作流程，一般是這麼幾步：確定要算薪人員，包括在職和本月入離職→統計出勤天數、考勤扣款、各項補貼等數據→計算稅前工資、報稅工資→員工確認工資條→找財務獲取個稅，計算稅後工資→發薪審批流程→發工資
二、如何設計一個薪資系統
明確業務規則后，我們就可以開始著手設置一套薪資計算系統了。
1. 產品方向
薪資系統屬於 OA 系統中的一個模組，目標為準確計算員工薪資。為了滿足各公司不同的業務規則，這套系統需要支持使用者自主可配置。
2. 產品架構
如圖
通俗的解釋，可以分為這 5 塊：有哪些錢 - 薪資專案，誰、什麼時候、需要發哪些錢 - 薪資方案，每人每月這些錢是多少 - 薪資檔案、社保公積金、補貼扣款，計算每人每月的薪資 - 薪資核算，發工資條 - 工資條。
3. 薪資專案
薪資專案模組定義公司有哪些錢。所有前面提到的專案，比如基本工資、公積金這些基礎專案，以及稅前工資、稅後工資這些結果專案，都要作為薪資專案。
對薪資專案的管理，需要讓使用者自定義這些項目的計算規則、數據來源、保留小數位數規則、是否可修改刪除等。幾個比較重要的設置：
1）是否可刪除：
薪資專案可以讓使用者自主定義，但有些薪資專案會被其他系統使用到，如果刪除其他系統就沒數據了。比如實發薪資專案，會給到財務系統作為實際發工資的錢，這個刪了工資沒的發了。這類薪資專案可以設置為不可刪除。
通常在系統開發時，我們會預置一些常用的薪資項目和對應的計算規則，一來減少使用者的操作成本，提升使用效率，二來可以定義被其他系統引用的、不可刪除的專案。
2）數據來源：
有三種方式：直接取值，如基本工資；手動錄入或導入，如各類補貼；以及通過公式得出。
3）公式：
薪資專案里最複雜的就是公式配置。
公式由參數和運算符號組成。參數的作用是傳遞各項值，具體分為幾類：考勤數據，比如月應出勤幾天、實際計薪天數幾天、遲到幾天、早退幾天、請假幾天等；薪資檔案數據，即基本工資、績效工資；社保公積金數據，即各個險種的個人部分金額；還有各類已創建的薪資專案，也需要作為參數。
參數加上簡單的加減乘除運算符號，即可實現公式的配置，比如前面提到的各個公式。
如果進一步擴展，還可以做一類條件公式，由多個條件 + 公式組成，根據結果在哪個條件來判斷取哪個值。
舉個例子，假如小帥所在公司，一個月遲到一天扣 50 元，遲到兩天以上每天扣一百元，這個時候就可以使用條件公式了，設置兩個條件 + 公式來實現。
條件公式的規則比基本公式更複雜。條件公式的運算符號，需要加上大於、小於、等於、不等於這些；條件本身，需要多個 if 和 else；條件的驗證，需要驗證條件格式是否正確、各個條件之間是否有衝突的範圍等。
考慮到公式複雜，一般會設置公式校驗功能，在提交時也需要進行公示校驗，檢驗公式是否出現了語法錯誤、無關字元等。
4）保留小數位數：
可以選擇保留幾位小數，或者不保留。這裏的區別是，計算過程中是否先要對這個薪資專案先進行四捨五入，再拿四捨五入后的結果去算最終結果，還是直接算到最後結果才四捨五入。
4. 薪資方案
薪資方案模組定義發錢的規則，通俗解釋就是哪些人、什麼時候、要發哪些錢。
首先選擇計薪時間、發薪日等規則；
然後是選人員範圍，可以按部門選人。一般情況下，普通員工是統一的一套薪資方案，一些特殊人群比如市場人員，有提成，單獨配一套薪資方案；
最後選擇薪資專案，已創建的專案哪些需要給這些人來發。
5. 薪資檔案
薪資檔案模組為各類薪資基礎數據的取值來源，分為三個部分：
一是基本薪資，人 + 基本工資 / 績效工資，區分試用期和轉正後，和勞動合同的薪資保持一致。薪資檔案需要支持發起調薪；
二是社保公積金，人 + 社保各險種 / 公積金的個人部分的值，按照社保配置規則來計算。社保配置規則又是另外一個模組了，本文暫不提；
三是補貼扣款，人 + 月 + 每一項補貼和扣款，需要按月添加或者導入每個人的數據。
6. 薪資核算
薪資核算模組就是給員工算錢。每個月要給員工核算薪資的時候，創建一個薪資核算表，選擇薪資方案和算薪月份，即可開始算薪。
按照算錢的業務流程，薪資核算分為 4 個步驟：確認人員範圍、薪資核算、工資條確認、薪資發放審批。
1）確認人員範圍：按照創建時選擇的薪資方案來確定有哪些人，按照月份來確定在這個月內在職、和有月中入離職的人。另外要支持人員的添加和移除；
2）薪資核算：按照所選薪資方案中包含的薪資專案，根據公式進行薪資計算。核算的結果可以進行導出、或者重新核算；
如果人比較多，薪資計算會比較慢，可以使用異步的方式進行。
3）工資條確認：核算完成後，給員工發送工資條，進行工資確認。如果員工的工資有誤，可以修改薪資檔案或考勤數據後，重新核算，並再次發送工資條。
工資條確認非強制，沒確認工資條的人，公司也得給他發工資不是。可以設置超過幾天后，自動為確認狀態的規則。
4）薪資發放審批：確認每個人的薪資都正確之後，發起薪資發放審批流程，給到相應的財務人員進行審批。審批期間不能做其他操作，如果審批不通過，可以再進行重新核算。
審批完成之後，薪資核算流程結束，將薪資數據同步至財務系統的應付帳單，進行薪資發放。
7. 工資條
員工的工資條，展示該員工該月的各項工資值和確認操作。
工資條模組除了員工端的展示，也需要有後台管理。一是工資條展示欄位的設置，除了各薪資專案之外，工資條上還需要展示本月的出勤天數、備註等，讓員工自己能算出來實發工資。二是工資條發送和確認的人員數量統計。
8. 薪資帳單
屬於 BI 模組，根據核算結果，統計每個月的發薪人數、實發薪資金額、個稅金額等。
三、薪資核算系統的一些常見問題的處理方式
1. “計薪天數” 的定義和計算規則
人事業務上，“計薪天數”和“出勤天數”並不完全相等。“出勤天數”就是正常打卡 + 外出出差 + 補卡的天數，不包含任何請假，而“計薪天數”則是出勤天數 + 帶薪假 + 法定公休日的帶薪日。在系統設計中，這兩個數據需要分開計；
影響計薪天數的條件，包括是否打卡、補卡、外出出差、請假 - 帶薪假、請假 - 不帶薪假、遲到早退、後台設置為正常等，每一類情況都需要確定計薪天數的規則，另外各類情況之間需要設置優先順序，用來解決同時發生的情況下是否需要計薪。比如，當天遲到，然後請了事假，最後又後台設置為考勤正常，這種的結果究竟是什麼。通常來說，優先順序規則為後台設置>請假>外出出差>補卡>遲到早退；
其中是否打卡，比如上班打卡、下班沒打卡，通常有兩種規則，計為半天缺勤、或者計為全天缺勤。具體的考勤規則設置，本文暫不展開。
2. 請假對薪資的影響
請假的計薪規則一般有 3 種：不帶薪比如事假、帶薪比如年假、只發一部分薪資比如病假產假等。規則需要在請假規則中配置。帶薪假，需要加到計薪天數中計算。只發基礎薪資的假期，需要另外計算這部分假期薪資，在稅前薪資中加上去。
請假可以按照小時、半天、上午 / 下午、全天來請假，對應體現在計薪天數上。要注意的是半天和上午 / 下午是兩種不同的概念，半天 =0.5 天，而上午 / 下午不一定是 0.5 天，要看公司上午下午的上班時長。
3. 按天數計的遲到早退扣款規則設置
很多公司會有一種階梯式扣款的遲到早退扣款規則，比如，遲到一個小時以內，每天扣 50 塊錢；遲到 1-4 個小時，算缺勤半天；遲到 4 小時以上算缺勤一天。這種規則需要按照每天的遲到時長採用不同的規則，而且有兩類扣款規則，按固定金額計，和按出勤天數計。
系統設計的難點在於，薪資專案公式的遲到天數參數，只能一個月傳整體的一個值，即一個月遲到了幾天，無法傳一個月裡每天的值，即每天遲到的時長。所以無法通過公式配置。
為了讓遲到時長和扣款規則都可配置，這項規則需要放在考勤規則中配置，遲到時長 + 對應的扣款金額 OR 出勤天數。每月薪資核算時，直接算出每個人的結果，體現在“考勤扣款”和“計薪天數”這兩個薪資項目的計算結果中。
4. 試用期轉正、調薪前後的薪資核算方式
試用期轉正和調薪，在轉正 / 調薪生效日期前後，基本工資不一樣。如果這一天發生在一個月的月中，就需要將計薪天數拆分。和上一條一樣，薪資專案公式的基本薪資參數，只能一個月傳整體的一個值，無法傳一個月裡每天的值。
試用期轉正，我們的處理方式是將“月計薪天數”拆分為“試用期計薪天數”和“轉正後計薪天數”這兩個參數，公式參照第一節的 1-3。
調薪，我們只允許調薪生效日期在每月 1 日，從規則上規避這個問題。如果一定要在月中調薪，只能手動計算當月調薪前後的差值，在稅前薪資中另外增加或者扣減。
專欄作家
潘帕斯雄鷹，人人都是產品經理專欄作家，進擊、踩坑中的產品狗一枚，關注互聯網，寫過小說，看過哲學。簡書：潘帕斯雄鷹。
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